Quelles sont les nouvelles règles de KLESIA concernant les dispenses de mutuelle obligatoire HCR ?
Depuis 2024, l’organisme de prévoyance KLESIA n’autorise plus les régularisations rétroactives de cotisations mutuelle en cas de réception tardive d’une dispense. Seul le mois de réception de la dispense pourra être exonéré. Les mois antérieurs restent dus.
Pourquoi KLESIA ne permet plus les régularisations rétroactives ?
Selon les nouvelles règles de gestion mises en place par KLESIA, l’adhésion à la mutuelle obligatoire HCR est réputée effective tant qu’une dispense formelle n’a pas été transmise. Cela signifie que même si un salarié était éligible à une dispense, les cotisations restent exigibles si le justificatif n’a pas été fourni dans les délais.
Exemple concret d’application de la règle KLESIA
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Entrée du salarié : 30 mai
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Cotisation prélevée : mai et juin
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Réception de la dispense : 10 juillet
Conséquence : KLESIA considère uniquement la date de réception effective. Les cotisations de mai et juin restent dues. Seule celle de juillet pourra être suspendue.
Que doivent faire les employeurs pour éviter une cotisation non remboursable ?
Les entreprises doivent adapter leur processus d’embauche pour intégrer cette nouvelle contrainte. Voici les mesures à prendre dès maintenant :
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Informer le salarié de l’existence d’une mutuelle obligatoire HCR dès son arrivée.
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Vérifier rapidement s’il est éligible à une dispense (par exemple, s’il est déjà couvert par la mutuelle de son conjoint).
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Collecter et transmettre la dispense avant l’édition du premier bulletin de paie.
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Archiver les justificatifs en cas de contrôle ou de litige.
Sans dispense transmise à temps, la cotisation s’applique automatiquement dès le premier jour du contrat.
Cette règle s’applique-t-elle uniquement à KLESIA ?
Oui, à ce jour, cette règle ne concerne que l’organisme KLESIA. Toutefois, il est possible que d’autres organismes de prévoyance suivent cette même logique dans un futur proche. Il est donc conseillé d’adopter dès maintenant de bonnes pratiques de gestion des dispenses pour tous les contrats de mutuelle obligatoire.
Comment rester en conformité avec les nouvelles règles KLESIA ?
Pour éviter toute erreur ou régularisation impossible, il est recommandé de :
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Mettre à jour votre checklist d’embauche pour inclure la gestion des dispenses.
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Former vos équipes RH ou paie à ce nouveau processus.
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Collaborer étroitement avec votre prestataire paie pour assurer la bonne prise en compte des dispenses.
Un doute ? Une question ?
Notre équipe Qontum Paie & Social se tient à votre disposition pour vous accompagner dans l’application de cette nouvelle règle KLESIA et vous aider à sécuriser vos pratiques de gestion de la mutuelle obligatoire : Appui à la gestion sociale et la paie sur Paris – Qontum
